Prawo Pracy

Wniosek o urlop bezpłatny. Wzór z objaśnieniem

wniosek o urlop bezpłatny
Wniosek o urlop bezpłatny. Wzór z objaśnieniem
5 (100%) 8 votes

Gdy sytuacja osobista czasowo uniemożliwia Ci wykonywanie obowiązków u swojego pracodawcy, lecz nie chcesz rezygnować z zatrudnienia, bądź jesteś zmuszony zrezygnować z pracy na pewien czas, by zająć się opieką nad członkiem rodziny, leczeniem, masz pilny wyjazd, czy inny powód dla którego po prostu potrzebujesz chwilowej „przerwy” – możesz wnioskować o urlop bezpłatny u swojego pracodawcy. Jeśli wyrazi on zgodę, otrzymasz możliwość niejako „zawieszenia” obowiązku wykonywania pracy na jego rzecz, formalnie nadal pozostając w stosunku pracy. Sprawdź z czym wiąże się wniesienie wniosku o urlop bezpłatny i na czym on polega.

Kto i kiedy może złożyć wniosek o urlop bezpłatny?

Jak sugeruje sama nazwa, pracownikowi w trakcie udzielonego urlopu bezpłatnego nie przysługuje prawo do wynagrodzenia. Do wnioskowania o jego udzielenie ma prawo każdy pracownik. Złożenie wniosku o urlop bezpłatny czasowo ograniczone jest jedynie ramami stosunku pracy. Oznacza to, że można wnioskować o taki urlop jedynie będąc pracownikiem – czyli w trakcie trwania danego stosunku pracy. Udzielenie urlopu bezpłatnego już po rozwiązaniu stosunku pracy – będzie nieważne.

Co do zasady pracownik formułując wniosek o urlop bezpłatny nie musi podawać przyczyn, które go do tego skłoniły. To pracownik decyduje kiedy chce skorzystać z prawa do złożenia wniosku o taki urlop. Jednak czy zawsze zostanie mu on udzielony? – czytaj punkt 2. Artykułu.

Wnioskować o urlop bezpłatny może tylko pracownik! Inicjatywa pracodawcy w tym zakresie, a tym bardziej zmuszenie pracownika do skorzystania z takiej formy urlopu jest niedopuszczalne, nawet gdy podyktowane względami ekonomicznymi, czy kondycją firmy.

Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego celem wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres określony w porozumieniu zawartym między przedsiębiorcami. Wymagana jest jednak zgoda pracownika, na takie działanie. Nie ma również przeszkód, by urlop bezpłatny służył wykonywaniu pracy na podstawie innego stosunku pracy z tym samym pracodawcą – ale dotyczącej innego stanowiska  (tak: wyrok SN z dnia 1 lutego 2017 r., I PK 41/16, LEX nr 2258052), co wynika z autonomii woli stron.

Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek o udzielenie bezpłatnego urlopu?

Kodeks pracy stanowi, że pracodawca na pisemny wniosek pracownika może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Oznacza to, że złożony przez pracownika wniosek nie obliguje pracodawcy, bowiem to tylko pracodawca jest osobą decyzyjną w kwestii udzielenia, bądź odmowy udzielenia takiego urlopu. Co istotne, gdy pracodawca odmówi udzielenia urlopu bezpłatnego pracownikowi, nie musi tego w żaden sposób motywować. Decyzja odmowna nie musi być uzasadniona kondycją firmy, czy innymi okolicznościami – pozostaje to w całkowitej gestii pracodawcy.

Oznacza to, że bez znaczenia jak istotny jest powód wnioskowania o bezpłatny urlop przez pracownika, tylko od dobrej woli pracodawcy zależeć będzie, czy taki urlop zostanie mu udzielony.  Wobec tego, mimo iż ustawa nie nakłada takiego obowiązku, wniosek o urlop bezpłatny warto wzbogacić o uzasadnienie. Powody, dla których chcemy skorzystać z bezpłatnego urlopu, mogą bowiem przekonać pracodawcę, by rozpatrzył wniosek w satysfakcjonujący nas sposób.

Nic nie stoi również na przeszkodzie, by pracodawca zweryfikował okres wskazywany we wniosku przez pracownika i uzależnił od niego wyrażenie zgody na urlop bezpłatny, przykładowo wyrażając zgodę jedynie na urlop krótszy, niż ten wskazywany we wniosku. Możliwość odrębnego, od tego wskazywanego we wniosku, uzgodnienia czasu bezpłatnego urlopu wynika z uznaniowości leżącej po stronie pracodawcy. Jednak w sytuacji, kiedy pracodawca zgadza się udzielić urlopu jedynie w wymiarze innym niż ten wskazywany przez pracownika – konieczne jest wyrażenie na to zgody przez samego zainteresowanego.

W zasadzie brak zgody na udzielenie urlopu bezpłatnego przez pracodawcę nie podlega weryfikacji przez organy kontrolne. Jednak kodeks pracy przewiduje zakaz dyskryminacji pracownika. Oznacza to, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, a także warunków zatrudnienia. Nierówne traktowanie przez pracodawcę zachodzi, gdy pracownik jest traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy, będący w porównywalnej do niego sytuacji. Wydaje się więc, że pracodawca odmawiając udzielenia urlopu bezpłatnego, powinien więc mieć na uwadze ustawowy wymóg niedyskryminacji.

Jak długo może trwać urlop bezpłatny?

Ze względu na to, że urlop bezpłatny jest niejako porozumieniem między pracownikiem i pracodawcą, to oni ustalają okres jego trwania. Przepisy prawa nie wskazują ani dolnej, ani górnej granicy czasu, na jaki może zostać udzielony urlop bezpłatny. Wobec tego należy przyjąć, że może on trwać zarówno kilka, czy kilkanaście dni, jak również miesiąc, rok, bądź dłużej.

Przyjmuje się, że urlop bezpłatny powinien zostać udzielony na czas „od-do”. W razie udzielenia go na czas nieokreślony, powinien on zastrzegać możliwość zakończenia stosunku pracy przez każdą ze stron – w przeciwnym razie wydaje się, że może być odczytywany jako rozwiązanie stosunku pracy.

Jeśli urlop bezpłatny trwa dłużej niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Nie ma to jednak zastosowania w razie odrębnych regulacji ustawowych. Istnieją bowiem szczególne kategorie urlopów bezpłatnych o określonych ramach czasowych, stanowiące wyjątek od tej reguły (czyt. punkt 7. Artykułu).

Co powinien zawierać wniosek o urlop bezpłatny – wzór wypełniony o przykładowe dane w załączeniu!

Pracownik wniosek o urlop bezpłatny składa na piśmie swojemu pracodawcy. Ustawa zasadniczo nie nakłada na pracownika wymogu formy pisemnej, jednak akta osobowe pracownika powinny zawierać ślad po złożonych wnioskach urlopowych. Wobec tego wniosek składamy na piśmie.

Wniosek o urlop bezpłatny nie musi spełniać dodatkowych wymogów formalnych. Powinien on jednak, ze względu na funkcję jaką ma spełnić, zawierać:

  1. datę i miejsce sporządzenia wniosku;
  2. dane pracownika pozwalające na jego identyfikację – jak: imię, nazwisko, miejsce zamieszkania;
  3. dane/nazwę pracodawcy, do którego składamy wniosek;
  4. nagłówek wniosku: „Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego”;
  5. obligatoryjny element – informacja kiedy ma zostać udzielony urlop bezpłatny;
  6. uzasadnienie wniosku – podanie powodu/celu dla którego ma zostać udzielony bezpłatny urlop (umieszczenie uzasadnienia zależy od woli pracownika, nie jest to element obowiązkowy wniosku – czyt. punkt 2 Artykułu);
  7. własnoręczny podpis pod wnioskiem.
Wniosek uzupełniony o przykładowe dane w załączeniu! Zobacz jak powinien wyglądać.
Wniosek do pobrania na dole artykułu

 Urlop bezpłatny a wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika. Oznacza to, że będąc na urlopie bezpłatnym nie  możesz zostać zwolniony. Zasada ta nie obowiązuje jednak w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Wpływ urlopu bezpłatnego na urlop wypoczynkowy i staż pracy

Wpływ na urlop wypoczynkowy

Urlop bezpłatny krótszy niż 1 miesiąc nie narusza prawa do urlopu wypoczynkowego pracownika, czyli nie wpływa na jego długość. W razie absencji pracownika trwającej 1 miesiąc (tzn. 30 dni), bądź dłużej, okres urlopu wypoczynkowego ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

W zależności od długości stażu pracy pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy:

20 dni kiedy pracownik pracuje w sumie mniej niż 10 lat,

26 dni kiedy pracownik pracuje w sumie co najmniej 10 lat.

Czas urlopu wypoczynkowego przysługującego w ciągu roku kalendarzowego obniżamy proporcjonalnie o odbyty urlop bezpłatny (jeśli trwał miesiąc, bądź dłużej) – w proporcji 1 miesiąc bezpłatnego urlopu = pomniejszenie przysługującego urlopu wypoczynkowego o 1/12.

Przykładowo: Monika Kowalska dnia 1 czerwiec 2017 r. udała się na bezpłatny urlop, trwający do 1 listopada 2017 r. W tym roku kalendarzowym przysługiwało jej 20 dni urlopu wypoczynkowego. Z powodu pięciomiesięcznej absencji zostanie on obniżony o 5/12 wymiaru – czyli 8  dni. Oznacza to, że w roku 2017 r. będzie mogła wykorzystać jeszcze 12  dni urlopu wypoczynkowego.

Pamiętaj, że przy proporcjonalnym obniżaniu urlopu wypoczynkowego, nie uwzględnia się miesięcy niepełnych odbytego urlopu bezpłatnego! Oznacza to, że jeśli urlop bezpłatny obejmuje okres na przykład od 15 maja 2018 r. do 30 czerwca 2018 r. – urlop wypoczynkowy zostanie pomniejszony tylko o 1/12 część.

Pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego w ciągu roku kalendarzowego, w którym przysługuje mu określony wymiar urlopu wypoczynkowego, wracający do pracy w kolejnym roku kalendarzowym – nie zostanie pozbawiony części urlopu wypoczynkowego wg. powyższej zasady!

 To proporcjonalne obniżenie urlopu wypoczynkowego o 1/12 część odnosi się bowiem do przysługującego urlopu. Istotne jest, że mamy tu na uwadze jedynie przysługujący urlop wypoczynkowy – więc taki który pracownik może w danym roku wykorzystać.

Przykłady:

Pracownik wykorzystał już cały urlop wypoczynkowy.

Pracownik wykorzystał w danym roku cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy i udał się na urlop bezpłatny. Wrócił z niego w tym samym roku kalendarzowym. Nie będzie to miało żadnego wpływu na wymiar urlopu wypoczynkowego, gdyż takowy już mu nie przysługuje. W takim wypadku nie odlicza się tego okresu od urlopu wypoczynkowego przysługującego w kolejnym roku. Sytuacja ta nie uprawnia także pracodawcy do dokonania „potrąceń” z urlopu wypoczynkowego w kolejnym roku kalendarzowym. Jest to niedopuszczalne.

Pracownik podejmuje pierwszą pracę.

Pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy, więc nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego sukcesywnie z każdym przepracowanym miesiącem. Udaje się on na bezpłatny urlop w trakcie pierwszego roku kalendarzowego podjętej pracy. Jego urlop wypoczynkowy nie ulegnie pomniejszeniu. Dzieje się tak, gdyż, pracownik w ogóle w roku kalendarzowym, w którym rozpoczął pracę nie jest „na starcie” do niego uprawniony, a jedynie nabywa go proporcjonalnie do przepracowanego czasu.

Pracownik wraca z urlopu bezpłatnego w kolejnym roku kalendarzowym, następującym po roku w którym udał się na ten urlop.

Janowi Nowakowi, pracującemu ponad 10 lat, przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym. 1. listopada 2017 r. udaje się on na urlop bezpłatny – mając w „zapasie” nadal 10 dni urlopu wypoczynkowego. Mimo, że jego urlop bezpłatny trwa 3 miesiące – wraca on do pracy 1. lutego 2018 r., nie traci on żadnej części 10 dni urlopu wypoczynkowego, jaki przysługiwał mu w 2017 r. Jednak, w związku z tym, że „opuścił” on pierwszy miesiąc (styczeń) nowego roku kalendarzowego – o ten miesiąc zostanie mu pomniejszony urlop wypoczynkowy na rok 2018. Wobec tego Jan Nowak straci 1/12 (jeden miesiąc z całego roku) z wymiaru 26 dni urlopu wypoczynkowego. Tym samym w wyniku  zaokrąglenia otrzymamy wynik utraty dwóch dni urlopu wypoczynkowego na 2018 rok.

 Wpływ na staż pracy

Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Oznacza to, że przy liczeniu czasu pracy u danego pracodawcy odjąć należy czas przebywania na bezpłatnym urlopie – co ma wpływ na przykład na prawa pracownicze, np. wszelkie gratyfikacje i nagrody zależne od długości stażu pracy, jak choćby tzw. jubileuszówki. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy pracodawca udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (szerzej punkt 1. Artykułu), a także urlopy bezpłatne udzielane na podstawie odrębnych przepisów – niektóre z nich wymienione poniżej.

„Szczególne urlopy bezpłatne”

W niektórych sytuacjach swoboda pracodawcy w uznaniu, bądź nie, wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego została ograniczona. Poniżej wymienione zostały niektóre przypadki, obligujące pracodawcę do udzielenia bezpłatnego urlopu, na wniosek zainteresowanego pracownika.

Urlop wychowawczy. Przysługuje w wymierze 36 miesięcy – można na nim przebywać maksymalnie do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6 lat.  W przypadku dziecka niepełnosprawnego okres ten ulega wydłużenia do 18 roku życia dziecka.
Pracownik młodociany, czyli osoba, która ukończyła 16 rok życia i jednocześnie ma mniej niż 18 lat. Na wniosek pracownika młodocianego pracodawca musi udzielić mu urlopu bezpłatnego. Pracodawca jest obowiązany na wniosek młodocianego, ucznia szkoły dla pracujących, udzielić mu w okresie ferii szkolnych urlopu bezpłatnego w wymiarze nieprzekraczającym łącznie z urlopem wypoczynkowym 2 miesięcy.
Powołanie do służby wojskowej/ćwiczeń. W przypadku powołania do służby/ćwiczeń wojskowych pracodawca ma obowiązek udzielić bezpłatnego urlopu na wniosek pracownika.
Poseł/senator. Poseł lub senator pozostający w stosunku pracy otrzymuje urlop bezpłatny, na swój wniosek, na okres sprawowania mandatu oraz trzech miesięcy po jego wygaśnięciu – bez względu na rodzaj i okres trwania stosunku pracy.

 Źródła:

– Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

– Gersdorf Małgorzata, Rączka Krzysztof, Skoczyński Jacek, Kodeks pracy. Komentarz,

– Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy,

Pobierz Wzór – Wniosek o urlop bezpłatny

łatwe prawo

apl. radc. Jagoda Frączkowska

Dodaj Komentarz

Zostaw komentarz